Planeación, la clave de cualquier proyecto multimedia

Por: Luis Fernando Rueda Vivas, Grizzly Tovar Toro y Héctor Mauricio Gómez.

Un trabajo para el módulo de Gestión de un proyecto multimedia, dirigido por la docente Gloria Londoño Monroy  de la Especialización en Periodismo Electrónico de la UPB Medellín.

¿Qué tienen que ver un artículo de prensa publicado en un periódico en Cartagena, la preparación de una receta “gourmet” en Bucaramanga o la contabilidad de una empresa en Texas?, de pronto nada, respondería cualquier desprevenido, pero la Web todo lo puede o, al menos, logra que tres lugares que no tienen nada en común se puedan “unir” gracias al uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones bajo una plataforma educativa.

 Ese panorama es el pan de cada día en la unidad de producción de contenidos multimediales en la Universidad Autónoma de Bucaramanga, Unab, que desde hace diez años le apostó a incursionar en el mundo de la educación virtual, experiencia que le valió en 2006 el reconocimiento al mejor sitio Web e-learning del país otorgado en los premios Colombia en Línea. Dos años después, en 2008, volvió a recibir el mismo galardón.

Coordinadora de producción de UNAB-Virtual

La clave fundamental a la hora de desarrollar un proyecto multimedia, sea para uso on line u off line, es la planeación.

La clave fundamental a la hora de desarrollar un proyecto multimedia, sea para uso on line u off line, es la planeación.

Al frente de este equipo de trabajo se encuentra la Ingeniera de Sistemas, Luz Helena García Gómez, Máster en Administración de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, quien se encarga de liderar el soporte que desde su unidad se brinda a todos los programas técnicos, tecnológicos, de pregrado y posgrado que ofrece la Unab, una institución privada de educación superior que tiene 57 años de funcionar en el oriente colombiano.

Planeación y organización

 Para García la clave fundamental a la hora de desarrollar un proyecto multimedia, sea para uso on line u off line, es la planeación. En esta unidad de producción ya existe un proceso estandarizado de fases y tiempos. Es en ella en la cual se establecen todos los pasos que permitirán cumplir con los objetivos trazados.

 Se parte de una necesidad, se estudia su viabilidad financiera, se listan las necesidades a cubrir, se fija un cronograma, se ejecuta la producción, se hacen las pruebas de rigor y, finalmente, se entrega a satisfacción del cliente.

 Una pieza fundamental es el administrador o gestor de cada proyecto multimedia. Esta persona hace la labor de identificar los objetivos, las necesidades, el público y los usuarios finales, entre otros aspectos.

 La Unab desarrolla contenidos para dos tipologías fundamentalmente: e-training y e-learning. El primero tiene que ver con soportes de entrenamiento y capacitación para empresas. El otro es la plataforma que sustenta el aprendizaje virtual de más de diez programas que se ofrecen bajo esta modalidad que gana cada día más adeptos.

Gestión y realización de contenidos

Empresas como Ecopetrol, ETB y el Instituto Colombiano del Petróleo así como entidades del sector oficial como la Contraloría General de la República, el Ministerio de Educación y el Sena cuentan con proyectos multimediales desarrollados en esta unidad.

En ella se fortalece una interacción determinada por tres componentes, comunicación, tecnología y pedagogía, a los cuales se les suma un factor transversal, el gestor. Allí trabajan expertos en estas tres áreas con  un sentido: integrar diferentes lenguajes.

En esta primera etapa se realiza la revisión de contenidos, las posibilidades de transformación, el pago de derechos de autor y la guionización. Enseguida cada actor desde su experticia contribuye con el cumplimiento de tareas específicas para, finalmente, entregar una pieza integrada y funcional.

Desarrollador de Lenguajes UNAB-Virtual

No hay nada que pueda atentar más en contra de un proyecto multimedia que hacer entregas por partes.

Según William Castillo Toloza, Comunicador Social con maestría en Tecnologías de la Educación, “en la posproducción se queda a merced de lo publicado”. Castillo es el encargado de poner a hablar a todo el equipo interdisciplinario en un mismo lenguaje.

Gestión y realización de contenidos

 Empresas como Ecopetrol, ETB y el Instituto Colombiano del Petróleo así como entidades del sector oficial como la Contraloría General de la República, el Ministerio de Educación y el Sena cuentan con proyectos multimediales desarrollados en esta unidad.

 En ella se fortalece una interacción determinada por tres componentes, comunicación, tecnología y pedagogía, a los cuales se les suma un factor transversal, el gestor. Allí trabajan expertos en estas tres áreas con  un sentido: integrar diferentes lenguajes. Es un grupo de sinergias logrado por perfiles que viene de la administración, la ingeniería, la comunicación y en este caso, por tener un alto grado educativo, la pedagogía. Aquí el punto de intersección de conocimientos y actividades la hace el gestor de contenidos, en Unab-virtual es un persona con competencias administrativas, las funciones a cargo están relacionadas con la identificación de objetivos, usuarios y lenguajes.  (Ver video)      

 En esta primera etapa se realiza la revisión de contenidos, las posibilidades de transformación, el pago de derechos de autor y la guionización. Una fase donde se establecen los objetivos y las metas, el primer paso de la planeación, según García Gómez, a revisar cuales son las transformaciones adecuadas, en audio, imagen y video. También establecer cronogramas, fases o tiempos, una actividad que se elabora con la experiencia ganada de trabajos anteriores.

 Enseguida cada actor desde su experticia, soportado en algunos casos, con metodologías ya existentes, inicia la realización, actividades que incluye la búsqueda de material ya existente, lecturas, videos, etc., para tramitar derechos de autor y propiedad intelectual, es decir, aspectos legales.

 No hay nada que pueda atentar más en contra de un proyecto multimedia que hacer entregas por partes.  Para el equipo de Unab-virtual estos generar retrasos de tiempo con resultados en sobrecostos, ya que esto es un proceso, y todo va en cadena. (Ver video)   

 Según William Castillo Toloza, Comunicador Social con maestría en Tecnologías de la Educación, “en la posproducción se queda a merced de lo publicado”.  Para Castillo esta frase hacer ver que en la etapa de control no es lo suficientemente amplia, él nos pone como ejemplo el material elaborado  para estar online, este producto puede estar expuesto a diferentes problemas técnicos, conexión, especificaciones del computador, resolución de pantallas, entre otros. (Ver video)   

 Otro de los roles de Castillo es el de convergencia, según él, es responsable de los guiones, de reuniones entre ingenieros, comunicadores, diseñadores para cumplir con los deseos (requerimientos) del proyecto, y que el contenidos logre una trasformación en lo multimedia y en lo interactivo. 

Control y evaluación

 Para reducir las posibilidades de error se tiene el acompañamiento de un experto, que no tiene vinculación alguna con el equipo de producción, para hacer una “prueba de usuario en voz alta”.

 En todo el recorrido se aplican diferentes formatos que, según Castillo, tienen como finalidad medir el cumplimiento de los estándares de comunicación interactiva.  Esta frase genera muchas inquietudes que valdría la pena abordar en el artículo:

 De inmediato viene el encuentro con el cliente final para verificar el cumplimiento de las expectativas. En esta fase se justifican los cambios en virtud de los requerimientos del cliente.

Para este par de expertos en el desarrollo de proyectos multimedia existen dos errores que, por lo general, impiden que un trabajo de este tipo sea aceptado finalmente. El primero es la mala planeación. Sin una planeación adecuada se producen los incumplimientos y se retrasan las fases injustificadamente. La otra falta que se comete es el de hacer entregas incompletas. No hay nada que pueda atentar más en contra de un proyecto multimedia que hacer entregas por partes. Estas generan cambios inoportunos y, por consiguiente, sobrecostos.

 Equipo de Trabajo

 Unabvirtual está conformada por un equipo interdisciplinario de 16 personas al mando de una directora general (Comunicadora Social) con maestría en TIC´s, pedagogía y educación virtual; dos jefes que son profesionales en el área de la pedagogía y educación, especializadas también en ambientes virtuales; tres auxiliares administrativos, una secretaria, dos aprendices SENA, un Comunicador Social, un productor en Artes Audiovisuales, tres diseñadores gráficos y el resto de personal son Ingenieros de Sistemas.

En el equipo existen unas subdivisiones que son la pedagógica y otra que es de producción. En la pedagógica se resuelve todo lo que tiene que ver con el área de profesores, capacitación, material y recursos educativos en ambientes virtuales. La otra sección administra la plataforma tecnológica y se encarga de la producción de contenidos.

Conlusiones

Está claro que además de la mala planeación otros muchos factores repercuten en contra de los proyectos multimedia; Tal y como mencionan nuestros entrevistados, William Castillo Toloza y Luz Helena García Gómez,  si no se realiza una revisión a tiempo, el producto corre serios riesgos.

Por eso la fase de control y evaluación se convierten en una fase estratégica y orientada a mejorar el ejercicio del proyecto y producir beneficios. A parte de controlar el balance general de los procesos y de los resultados, también se generan reflexiones que impulsan la eficiencia y garantizan el correcto desempeño de los objetivos del proyecto.

Son varios los beneficios que ambos procesos, control y evaluación, admiten, tales como, el mejoramiento de los procesos, de la organización, fortalecimiento de la calidad del producto, saber enfrentar los riesgos, excluir pérdidas de tiempo y esfuerzo y asegurar la solución de problemas.

En definitiva, tanto la evaluación como el control buscan la optimización de los procedimientos, promoviendo la administración y control de riesgos para el incremento de las posibilidades de mejoramiento. 

 Cabrera, Elizabeth. (s.f). El Control. [En línea]. Consultado el 17 de marzo de 2010. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

De Jorge y Botana, Guillermo. (2006). El Análisis de la Semántica Latente y su aportación a los estudios de Usabilidad. No Solo Usabilidad journal, No. 5, enero de 2006. [En línea].  Consultado el 17 de marzo de 2010. Disponible en: http://www.nosolousabilidad.com/articulos/analisis_semantica_latente.htm

Gobierno de Chile (2004). Guía para el Desarrollo de Sitios Web. [En línea]. Consultado el 17 de marzo de 2010Disponible en: http://www.guiaweb.gob.cl/index.htm

Email de los autores:

lurueviv@unab.edu.co

tovartoro@gmail.com

hmauricio07@gmail.com

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